آموزش پایه اکسل
آموزش پایه اکسل
آموزش پایه
چهار بخش :
*تنظیم صفحات
*وارد کردن و مدیریت اطلاعات
*انجام محاسبات پایه
*ایجاد نمودار ها, انتخاب سبک نوشته و …
اکسل یک برنامه ی بسیار قدرتمند است که توسط Microsoft Office ساخته شده است. شما می توانید صفحات گسترده و کتاب های آموزشی (مجموعه ای از صفحات گسترده) را ایجاد و قالب بندی کنید، مدل هایی را برای تجزیه و تحلیل داده ها ایجاد کنید، فرمول ها را بنویسید، محاسبات زیادی انجام دهید، و نمودارهای حرفه ای را ارائه دهید. اگر بدانید چگونه باید از اکسل استفاده کنید به راحتی می توانید اظهارنامه ی مالیاتی، صورت حساب های مالی، بودجه ها، تقویم ها، و یا اظهارات سود و زیان را بنویسید.
بخش اول : تنظیم صفحات
Open the Excel program
- برنامه اکسل را باز کنید. ممکن است میانبر این برنامه روی دسکتاپ شما وجود داشته باشد, اگر نبود به صفحه ی “Start” بروید و سپس روی گزینه ی “Programs” کلیک کنید و میانبر این برنامه را روی دسکتاپ قرار دهید.
Start a new workbook
- یک صفحه ی جدید ( فایل اکسل ) باز کنید. روی “File” و سپس “New” کلیک کنید. زیر گزینه ی “Available templates”, روی “Blank Workbook” و سپس “Create” کلیک کنید. یک صفحه ی جدید برای شما باز خواهد شد.
Save the workbook
- فایل را ذخیره کنید. روی دکمه ی Office کلیک کنید (اگر از نسخه های قدیمی تر استفاده می کنید روی گزینه ی File کلیک کنید) و “Save as” را انتخاب کنید. برای ذخیره ی فایل در کامپیوتر خود مکانی را انتخاب کنید ( مانند پوشه ی “my documents” ) در قسمت “File name” نام فایل مورد نظر خود را بنویسید و اطمینان حاصل کنید که نوع فایل شما روی “Excel Workbook” تنظیم شده است.
tabs excel
- با زبانه های بالای صفحه آشنا شوید. آنها عبارتند از فایل، صفحه اصلی، درج، طرح بندی صفحه، فرمول ها، داده ها و نمایش.
- با زبان مورد نیاز برای استفاده از Excel آشنا شوید. برای اینکه به راحتی بتوانید از راهنما های گام به گام استفاده کنید دانستن این واژگان مهم است.
ردیف ها از سمت چپ به راست صفحه کشیده شده اند ( و با اعداد در سمت چپ صفحه مشخص شده است ).
ستون ها حاوی داده ها هستند و از بالا به پایین صفحه کشیده شده اند و با حروف در بالای صفحه مشخص شده اند.
هر مربعی که در صفحه قرار دارد و اطلاعات در آن نوشته می شود, یک سلول نام دارد.
- صفحه را برای ذخیره سازی اطلاعات آماده کنید. هر کتاب الکترونیکی در اکسل به طور پیش فرض 3 صفحه دارد. صفحه ی اول به طور پیش فرض برای شما باز می شود و شما دو صفحه ی دیگر را در پایین پنجره مشاهده خواهید کرد.
Rename a sheet
- با راست کلیک روی صفحه ی اول نام آن را تغییر دهید. “Rename” را انتخاب کنید و نام جدید را تایپ کنید.
در صورت لزوم, با کلیک کردن بر روی دکمه ی سمت راست برگه ی سوم که در گوشه ی آن علامت ستاره وجود دارد می توانید صفحه ی دیگری اضافه کنید.
type a title
- در ردیف بالای صفحه, برای هر ستون عنوانی بنویسید. به عنوان مثال, ممکن است نام، تاریخ و مقدار را تایپ کنید. ردیف های زیر این عنوان ها برای وارد کردن داده های شما هستند.
- دائما کارهایتان را ذخیره کنید. وقتی اطلاعات را وارد می کنید سریعا با کلیک کردن روی نماد فلاپی دیسک در سمت چپ بالای صفحه یا کلیک روی دکمهOffice و انتخاب گزینه ی “Save” فایل خود را ذخیره کنید. همچنین میتوانید دکمه ی «Ctrl» را نگه دارید و روی کیبورد خود کلمه ی “S” را فشار دهید.
روش دوم : وارد کردن و مدیریت اطلاعات
entering data
- اطلاعات را در سلول ها وارد کنید. ممکن است بخواهید قبل از وارد کردن تمام اطلاعات خود درصفحه، برای تمرین اطلاعات را در یک یا دو ستون یا ردیف وارد کنید.
روی سلول کلیک کنید و اطلاعات را درون آن تایپ کنید. بعد از اینکه اطلاعات را وارد کردید, برای ویرایش می توانید دوبار روی سلول کلیک کنید یا اینکه از نوار ویرایش ( درست بالای ستون حروف ) در بالای صفحه استفاده کنید.
Home
- می خواهید بدانید فرمت سلول ها چیست. به طور پیش فرض فرمت “General” استفاده می شود, اما شما می توانید فرمت هر سلول یا ردیف را تغییر دهید.شما می توانید با استفاده از پیکان کنار گزینه ی “General” از منوی “Home” فرمت تاریخ, زمان و مقدار را به فرمت قبلی تغییر دهید.
شما همچنین می توانید فونت و سبک و همچنین هم ترازی اعداد یا متن را با استفاده از بخش “Font” و “Alignment” در صفحه ی “Home” تغییر دهید.
شما می توانید با انتخاب یک حرف در بالای ستون, تغییرات را اعمال کنید.
شما می توانید با انتخاب یک عدد در ستون سمت چپ, تغییرات را اعمال کنید.
- اطلاعات خود را وارد کنید. همه ی اطلاعات را وارد صفحه کنید. برای حرکت به سلول پایینی enter را فشار دهید, برای حرکت به سلول سمت راستی دکمه ی tab را فشار دهید یا برای حرکت به سلول های مختلف از موس استفاده کنید.
به خاطر داشته باشید که دائما اطلاعات خود را ذخیره کنید!
Sort your data
- داده های خود را مرتب کنید. اطلاعاتی را که میخواهید مرتب کنید, انتخاب کنید. شما می توانید یک یا چندین ستون را انتخاب کنید و اگر می خواهید عناوین متن را نیز وارد کنید.
اگر می خواهید ردیف داده ها به هم بچسبد, حتما چند ستون را با هم انتخاب کنید.
مرتب سازی یک ستون به تنهایی, نظم آن ستون را به هم میزند, اما بقیه ی ستون ها منظم باقی خواهند ماند.
Data tab را انتخاب کنید و روی “Sort” کلیک کنید. جعبه ی مرتب سازی برای شما نمایش داده می شود.
ستونی را که می خواهید مرتب کنید در فهرست “Sort by” قرار دهید.
اگر عناوین را در ردیف بالا وارد کرده اید، عناوین ستون های شما را در کادر “Sort by” ظاهر می شوند.
مقادیر, رنگ سلول, رنگ فونت و آیکون سلول را انتخاب کنید. اگر شما متن را وارد کرده اید، احتمالا می خواهید مرتب سازی “مقادیر” را انتخاب کنید.
ترتیبی را که می خواهید براساس آن مرتب سازی کنید, انتخاب کنید. این ترتیب می تواند یا صعودی یا نزولی باشد (A تا Z یا Z تا A برای متن یا براساس بزرگترین به کوچکترین یا کوچکترین به بزرگترین برای تعداد باشد).
Filter data
- داده های خود را فیلتر کنید. با پر رنگ کردن یک یا چند ستون, اطلاعاتی را که می خواهید فیلتر کنید, انتخاب کنید.
Data tab را انتخاب کنید و روی “Filter” ( آیکون قیفی شکل ) در بخش Sort and Filter کلیک کنید. پیکان ها در بالای هر ستون ظاهر می شوند. برای مشاهده ی لیست گزینه ها در بالای ستون ها, روی پیکان کلیک کنید.
مقادیری را که می خواهید استفاده کنید, انتخاب کنید و برای مشاهده نتایج روی «OK» کلیک کنید. بقیه ی اطلاعات پنهان می شوند و شما می توانید اطلاعات فیلتر شده را ببینید.
اطلاعات پنهان شده با انتخاب گزینه ی “Clear” از بخش Sort & Filter نمایش داده می شوند ( آیکون آن علامت قیفی شکل است که کنارش علامت X قرمز دیده می شود )
Find specific text
- متن خاصی را در فایل اکسل پیدا کنید. روی آیکون “Find and Select” ( دوربین ) در صفحه اصلی کلیک کنید.
روی “Find” کلیک کنید و متنی را که می خواهید تایپ کنید.
“Find All” را انتخاب کنید. لیستی از تمام نمونه هایی که شامل این متن شده بودند برای شما ظاهر می شود.
(توجه داشته باشید: برای جستجو در کل متن از قسمت Find and Replace گزینه ی “Options” را انتخاب کنید و “Within” را از “Sheet” به “Workbook” تغییر دهید و سپس روی “Find All” کلیک کنید.)
- فایل خود را با کلیک روی گزینه ی “File” و “Print” یا نگه داشتن دکمه ی control و تایپ کلمه ی “P” (shortcut Ctrl + P) پرینت کنید.
شما می توانید با کلیک بر روی دکمه Office و حرکت دادن موس فایلی که می خواهید پرینت کنید را مشاهده کنید. گزینه ی انتخاب “Print Preview” برای شما فعال خواهد شد. از آنجا, می توانید روی آیکون Print در بالا سمت چپ صفحه کلیک کنید.
شما می توانید تنظیمات صفحه و اندازه صفحه، حاشیه و سایر گزینه ها را با دسترسی به منوی «Page Setup » زیر برگه «Page Layout» تغییر دهید. شما می توانید با انتخاب پیکان کوچک کنار “Page Setup” منو را گسترش دهید.
با رفتن به صفحه ی “Page Layout” و سپس کلیک روی پیکان کوچک کنار “Scale to Fit”, صفحه را طوری تنظیم کنید که تنها یک صفحه ی پرینت نمایش داده شود.
در نوار “Page” زیر گزینه ی “Scaling”, گزینه ی “Fit to” را انتخاب کنید و تنظیمات را به “1 page wide by 1 tall” تغییر دهید و روی OK کلیک کنید.
برای چاپ بخشی از یک صفحه، روی صفحه کلیک کنید و آن قسمت از اطلاعات را که می خواهید پرینت کنید انتخاب کنید. موس را نگه دارید و روی متنی که می خواهید, بکشید. روی دکمه ی Office کلیک کنید و سپس گزینه ی “Print” و “Selection” را انتخاب کنید و OK را بزنید.
برای مشاهده پرینترهایی که در حال حاضر بر روی کامپیوتر شما نصب شده اند، از منوی کشویی صفحه “Printer” استفاده کنید و چاپگر مورد نظر خود را انتخاب کنید.
بخش سوم : انجام محاسبات پایه
sum function
- برای ستون ها از تابع جمع استفاده کنید. روی سلول خالی زیر ستون اعدادی که می خواهید با هم جمع کنید کلیک کنید.
در نوار ابزار اصلی روی آیکون “AutoSum” کلیک کنید.
بار دیگر روی سلول کلیک کنید. مجموع اعداد در سلول برای شما نمایش داده خواهد شد.
formula
- برای نوشتن فرمول ها از علامت (=) استفاده کنید. اگر شما قصد دارید یک فرمول را به صورت دستی (به جای استفاده از دکمه Sum) تایپ کنید، باید فرمول را با علامت (=) بنویسید. در سلولی که می خواهید حاصل فرمول نوشته شود ابتدا علامت = بگذارید.
- همه ی اعداد ستون را اضافه کنید. می توانید این کار را با استفاده از AutoSum ( مراجعه به بخش اول این مرحله ) انجام دهید, هم چنین می توانید فرمول را به صورت دستی نیز وارد کنید.
در سلول خالی که می خواهید حاصل جمع را مشاهده کنید ابتدا = را تایپ کنید و سپس SUM را تایپ کنید.
یک پرانتز باز کنید “(“، سپس عبارت ستون اول و شماره ردیفی که می خواهید جمع کنید را مشخص کنید و سپس ” : ” بگذارید.
شماره ی آخرین ستون و ردیف اعدادی که می خواهید جمع شوند را بنویسید و سپس پرانتز را ببندید. به عنوان مثال فرمول شما می تواند اینگونه باشد (SUM(B5:B9=
Enter را فشار دهید. اعداد ستون با هم جمع خواهند شد.
Add numbers
- اعداد را با استفاده از فرمول خود محاسبه کنید. اگر می خواهید اعدادی را که در یک ستون قرار ندارند با هم جمع کنید می توانید از فرمول خودتان استفاده کنید.
سلولی که می خواهید در آن اعداد با هم جمع شوند را انتخاب کنید.
سپس = را تایپ کنید و روی اولین سلولی که می خواهید جمع کنید کلیک کنید یا شماره ی ستون و ردیف آن را وارد کنید. به عنوان مثال (B2).
سپس + را تایپ کنید و سلول بعدی را انتخاب کنید و یا شماره ی ستون یا ردیف آن را تایپ کنید. به عنوان مثال B2+C5=. این کار را برای تمام اعدادی که می خواهید با یکدیگر جمع کنید انجام دهید. Enter را فشار دهید و نتایج را مشاهده کنید.
formula
- از همین روش برای تفریق استفاده کنید اما به جای نماد + از – استفاده کنید.
در یک سلول خالی = را تایپ کنید و سپس شماره ی ردیف و ستون مورد نظر را وارد کنید. سپس – را تایپ کنید و شماره ی سلول دیگر را اضافه کنید.
به عنوان مثال D5-C5=
Enter را وارد کنید و نتیجه را مشاهده کنید.
بخش چهارم : ایجاد نمودار ها, انتخاب سبک نوشته و …
- برای داده های خود نمودار ایجاد کنید.
بخش Insert و گروه نمودارها را پیدا کنید.
روی نوع نموداری که می خواهید از آن استفاده کنید, کلیک کنید.
Create a table
- بخشی از اطلاعاتی را که می خواهید درون جدول قرار دهید را انتخاب کنید و سپس یک جدول ایجاد کنید. این سلول ها می توانند خالی یا حاوی اطلاعات شما باشند باشند.
صفحه ی Home و Styles group را پیدا کنید و روی “Format as Table” کلیک کنید.
سبک جدول را از میان گزینه های زیادی که به شما نمایش داده می شود, انتخاب کنید.
edite cells
- سلول ها را سایه دار و یا حاشیه دار کنید. سلول هایی که می خواهید این تغییرات را روی آنها اعمال کنید انتخاب کنید.
وارد صفحه ی Home شوید و سپس Font group را انتخاب کنید.
روی بخش “Font” و “Borders” کلیک کنید.
سبک مورد نظر خود را انتخاب کنید.
برای سایه دار کردن سلول ها, وارد صفحه ی Home شوید و سپس Font group را انتخاب کنید.
روی “Font” و سپس “Fill” کلیک کنید و رنگ سایه ی مورد نظر خود را انتخاب کنید.
منبع : آموزش پایه اکسل
(0)
(0)